8 Gouden (online) vergader- en visite regels

Om de online overdracht, visite en vergaderingen zo efficiënt en prettig mogelijk te maken, volgen hieronder acht gouden (online) vergader- en visiteregels. We willen iedereen vragen zich hier strikt aan te houden, omdat het anders erg lastig kan zijn om de meeting te volgen vanaf afstand.

  1. Er is 1 voorzitter die de vergadering voorzit, in principe is dat diegene die als host is aangewezen, c.q. diegene die dienst heeft gehad. Deze voorzitter spreekt mensen er actief op aan als onderstaande regels niet in acht worden genomen.
  2. Laat iemand uitspreken en ga niet door elkaar praten.
  3. Spreek duidelijk richting de microfoon (de “schotel). Als je van jezelf weet dat je zacht praat, ga dan dichtbij de microfoon zitten en praat bewust wat harder. Een alternatief is dat je zelf een koptelefoon met microfoon op zet zodat je beter hoorbaar bent.
  4. Als je telefoon of pieper af gaat: loop de ruimte uit om hem op te nemen. De discussie is niet meer te volgen als er iemand een ander gesprek doorheen zit te voeren.
  5. Geef per discussiepunt of per patiënt de ruimte aan inbellers en consulenten om hun mening te geven: de voorzitter moet actief vragen naar de mening / input van inbellers.
  6. Geef aan wat de agenda is en geef aan het begin van de visite aan wat van de consulenten verwacht wordt, c.q. wanneer patienten worden besproken waarin hun input gewenst is.
  7. Zorg ervoor dat alle deelnemers van buiten in principe op ‘stil’ staan / ‘ge-muted’ zijn, zodat er geen ruis van inbellers door de vergadering gaat.
  8. Start de systemen op tijd op: het kost ongeveer 5 minuten om WebEx op te starten en in te loggen in Metavision / Hix.