Excel invoer lijsten maken

In het kader van “tips and tricks”, een algemeen verhaal over hoe in Excel invoer lijsten kunnen worden gemaakt waardoor je via een boom structuur naar de juiste keuzes wordt geleid.

Stel je voor dat je een Excel bestand wilt maken waarmee een diagnose classificatie kan worden uitgevoerd waarbij de diagnose bestaat uit een Hoofdgroep -> Subgroep -> Diagnose.

Hoofdgroep

Kies eerst een hoofdgroep.

Subgroep

Vervolgens krijg je een keuze lijst met alleen die subgroepen die bij de eerder gekozen hoofdgroep horen.

Diagnose

Na de keuze van de subgroep kun je vervolgens een keuze maken uit de specifieke diagnoses voor de subgroep. Op deze manier wordt je snel naar een diagnose geleid zonder een keuze te hoeven maken uit de gehele lijst van diagnose.

Keuze lijsten maken

Je kunt een keuze lijst maken door in het menu gegevens te kiezen voor Gegensvalidatie.

Gegevens -> Gegevensvalidatie

Vervolgens kun je voor een specifiek cel dit instellen en aangeven dat de invoer een lijst moet zijn.

Gegevens validatie via een lijst instellen

In bovenstaande voorbeeld is de bron van de lijst “Procedures” (N.B. vergeet niet het “=” teken). Je kunt ook direct een selectie maken van een specifieke groep van cellen als bron van de lijst, maar via een naam is dit duidelijker. De naam “Procedures” verwijst dus naar een groep cellen.

Een naam geven aan een groep cellen

In Excel kun je een groep cellen (Range) een naam geven. Dit doe je via het menu Formules -> Naam definiëren.

Een naam definiëren

Door een eerst een selectie te maken van een groep cellen en vervolgens te kiezen voor naam definiëren, kun je de groep cellen een naam geven en vervolgens in formules verwijzen via de naam naar de cellen in plaats van de cel-adressen te gebruiken.

Een groep cellen een naam geven

Een truc is om als je de naam wilt geven van een groep cellen met een titel, de titel in eerste instantie mee te selecteren. De naam wordt dan de automatisch de eerst geselecteerde cel in een reeks. De naam kun je overigens alsnog aanpassen. Maar wil je de naam geven aan de cellen daaronder dan moet je vervolgens via de cellen selecteer knop de juiste cellen selecteren (in dit geval A2:A26, i.p.v. A1:A26).

Een subkeuze lijst maken

Een subkeuze lijst maken die alleen die waarden bevat die horen bij een eerder gemaakte selectie is de volgende truc. Hierbij maken je weer gebruik van het feit dat je een reeks van cellen een naam kunt geven. De truc is nu dat voor elke keuze van de hoofdlijst je een groep cellen exact die naam geeft als de mogelijke keuzes. B.v. een keuze is “p1_Left_Heart_Lesions”. Dat betekent dat je een een cellen reeks moet maken met de naam “p1_Left_Heart_Lesions”.

Een reeks van cellen met de naam p1_Left_Heart_Lesions

Deze lijst is gemaakt via de eerder beschreven methode om een naam te geven aan een reeks cellen.

N.B. de naam van de reeks moet dus EXACT overeenkomen met een keuze uit de hoofdlijst! Deze lijsten moet je voor elke keuze optie uit de hoofdlijst maken.

Als je al deze lijsten hebt gemaakt met de namen van de keuzes uit de hoofdlijst kun je heel eenvoudig via Gegevens validatie deze subkeuze instellen.

De subkeuze lijst instellen op basis van de eerder gemaakte keuze

De bron van de lijst verwijst naar “=INDIRECT(C21)”. Wat zoveel betekent als dat wat in cel C21 staat genomen moet worden als verwijzing naar de uiteindelijke bron voor de lijst. Aangezien in C21 weer een keuze komt te staan uit de hoofdlijst is de verwijzing dus naar een item in de hoofdlijst. En aangezien al die keuzes als namen zijn gebruikt voor de sublijsten krijg je het “vervolg keuze” mechanisme.

De oorspronkelijke tabel in dit voorbeeld

Oorspronkelijk tabel

De oorspronkelijke tabel kun je gebruiken om de keuze lijsten te maken. Daarbij moet je zorgen dat de keuzes die als namen gaan worden gebruikt steeds uniek zijn. Dus als je b.v. een keuze hebt die een vervolgkeuze heeft met dezelfde naam dan kan dat niet. Een truc is om, zoals in dit geval, de naam uniek te maken door een voorvoegsel te gebruiken (p1_ en p2_).

Via een filter mechanisme kun je snel selecties en subselecties kunt maken voor de uiteindelijke lijsten. Deze zullen dan dubbele waarden bevatten die je snel eruit kunt halen met “Duplicaten verwijderen” in het “Gegevens” menu.